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title: 如何开好一场会？
description: 如何开好一场会？
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  - 如何开好一场会？
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  - Blog/感悟
  - Personal/Blog
authors:
  - 仲平
date: 2024-03-09
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如今，作为打工人的我们经常需要主持和参加各种类型的会议。然而，由于有些人并不擅长这方面的工作，导致参与者的「生命」被浪费。那么，我们究竟应该如何才能有效地开好一场会议，避免浪费「生命」呢？

## 什么类型的会议值得开？

头脑风暴和决策会议是最有价值的会议类型，也是最应该开的类型。

其他类型的会议如果可以避免参加的话，就尽量避免吧。毕竟有时候，一场本应只需要 30 分钟的会议，但参与者有 100 人。由于会议主持者无法有效控制进度，可能会延长到了 60 分钟。这意味着浪费了 3000 分钟的生命！

因此，首先要对开会有一个明确、清晰的定义。相对于邮件等异步沟通方式，会议是一种面对面、同步且信息密度更高的沟通方式，更适用于需要通过沟通达成具体目标的场景。所以我强烈建议不要参加那些乱七八糟的会议，因为那很可能会变成毫无目的的闲聊。

## 开会应该多少人比较好？

理想的会议人数应该控制在 3 到 7 人之间，这样可以保证沟通效率和会议质量。毕竟人太少也没必要开会了，可人太多的情况下，你一嘴，我一嘴的也沟通不出来什么结果。

举个例子，如果有 7 个人参加会议，每个人平均发言 5 分钟，那么发言环节就需要 35 分钟，再加上其他时间可能需要 1 个小时左右。在会议中，1 个小时的时间节点非常重要，因为大部分人的注意力超过 1 个小时后就会明显下降，从而导致会议效率降低。

如果会议人数过多，会议就会变成一场单向的演讲，参会者很难有实质性的参与和交流。如果一场会议有几十上百人，那更多是一种需要共情的演讲，一种单方面的信息灌输。实际在现场和会议结束后看 PPT 的差距不大，完全就是浪费生命。

## 开会前都需要准备什么？

作为一名合格的会议主持者，你应该提前准备好会议所需的基础设施，比如会议室和设备，并确保会议流程和人员安排妥当。同时，会议的主题和流程应提前至少一小时通知给所有参与者。通知会议主题的内容最好不要超过一张 A4 纸，因为如果真的需要那么冗长的会议，那就真的没必要开了。

如果你没有提前做好任何会议准备，匆匆忙忙地拉起一场会议，然后会议期间又因为各种突发事件导致浪费大部分人的时间，那就是一种可耻的行为。

## 开会中都需要做什么？

首先，要批评一万遍那些只会读 PPT 的人。我们都认识字，有这个时间听你读 PPT，还不如干点其他的事情。还有那些重复讲一个观点 3456789 遍的人，我真的不想听你念经，念经念得这么 6，你为什么不去出家？

在你通知相关人员参加会议时，大部分人对会议内容都有初步的了解，并且知道会议的主题。会议中，你只需要深入地解释一下会议的目的和依据，比如为什么要这么做？支持你这么做的决策因素是什么？在与参会者反复沟通和确认后，就可以开始行动了。

有些人可能会说，他们根本不看会议主题。但请记住，那是他们的事情。如果他们连会议主题和内容都不去了解，那就只有两种可能性，一是你邀请了错误的人，二是他本来就不该参加会议。

临近会议结束时，一定要再次确认沟通的结果，如果可能的话，可以要求参与人员签字。因为你开会的目的就是想面对面及时沟通和确认。

## 会议结束后需要做什么？

会议中还有一项非常重要的工作，那就是会议记录。现在很多人开会时压根不做会议记录，或者只记录对自己有用的内容，导致会议结束后可能会感到一头雾水，只能通过查看 PPT 来回顾。

现在已经是 21 世纪了，我们应该学会利用现代化工具，高效快捷地做会议记录。比如讯飞听见，这是一款专门为会议场景设计的录音拍照应用。无论你是会议主持人还是参与者，我都强烈建议你使用这样的工具。

讯飞听见不仅具备录音功能，还可以将语音实时转换为文字，并支持拍照。你可以在会议期间边录音边拍照，最后一键生成会议内容和会议纪要。此外，你还可以与 AI 进行沟通，确认一些细节内容。这样，会议结束后的一分钟内，你就可以快速分享会议内容和会议纪要，并根据这些内容快速确定下一步需要执行的任务以及相关的负责人。通过任务管理系统快速分发任务，并监督控制任务的执行。

在现实生活中，我们经常会被各种低效率、无价值的会议所浪费。唉，有这个时间，还不如玩玩手机乐呵乐呵，而不是听你们说一些有的没的。

啊，毁灭吧世界！